Aktualności

19.08.2021 r.

Zakup materiałów w projektach B+R dofinansowanych przez NCBR i trudności z nim związane

Anna Mroczkowska
Manager w Zespole rozliczania projektów SAS Advisors

W budżetach projektów obejmujących prace badawczo-rozwojowe prowadzone w celu opracowania i wdrożenia innowacyjnego produktu lub procesu, które uzyskały dofinansowanie ze środków NCBR, często znajdują się koszty niezbędnych do przeprowadzenia badań i prób materiałów, takich jak: mięso, stal, substancje do wytwarzania lekarstw czy inne surowce. Zgodnie z oficjalnymi wytycznymi koszty te są kwalifikowane i mogą być zawarte w budżecie, a NCBR akceptuje je na etapie oceny wniosku o dotacje.

Z naszego doświadczenia wynika jednak, że po podpisaniu umowy o dofinansowanie – na etapie rozliczania przedmiotowych kosztów – często pojawiają się trudności. Zagadnienie to jest niezwykle ważne, ponieważ zauważyliśmy występujące wśród beneficjentów NCBR przeświadczenie o tym, że jeśli wniosek o dofinansowanie i tym samym budżet projektu został pozytywnie zaopiniowany przez ekspertów NCBR na etapie oceny, to rozliczenie kosztów badawczych powinno stanowić czystą formalność. Niestety tak nie jest, co szerzej omówię poniżej.


TEORIA

Kluczowy dla beneficjentów dokument stanowiący katalog możliwych do rozliczania w projektach wydatków – „Przewodnik kwalifikowalności kosztów” w kategorii: OP – inne koszty operacyjne wskazuje, iż:

W ramach kategorii OP finansujemy pozostałe koszty operacyjne, czyli m.in. te koszty materiałów, środków eksploatacyjnych i podobnych produktów, które ponosisz bezpośrednio w związku z realizacją badań przemysłowych, prac rozwojowych projektu, który dofinansowujemy. Kwalifikowalne są m.in. koszty:

  • materiałów niezbędnych do realizacji badań przemysłowych, prac rozwojowych, np. koszty surowców, półproduktów, odczynników.


FAKTY ZE ŚWIATA ROZLICZEŃ

  1. Koszty materiałów, tak jak każdy inny koszt w budżecie projektu (poza umowami o pracę i amortyzacją), podlegają pod usankcjonowane zasady wyboru wykonawców, w tym zasadę konkurencyjności i rozeznania rynku.
  2. Rozliczenie kosztów materiałów odbywa się na podstawie faktur, potwierdzeń płatności oraz protokołów odbioru.

Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku rozliczania kosztów materiałów w budżecie nie jest możliwe:

  1. Korzystanie z materiałów dostarczanych przez dotychczasowych, niewybranych w oparciu o omawiane zasady (konkurencyjności, rozeznanie rynku), dostawców na podstawie zawartych już umów.
  2. Wybieranie posiadanych już zapasów materiałów z magazynu i rozliczanie się na podstawie wyciągów z programów księgowych czy innych dokumentów niż wymienione przeze mnie powyżej (tj. faktury, potwierdzenia płatności, protokoły odbioru).


NASZE DOŚWIADCZENIA

Wskazane wyżej okoliczności stają się niezwykle problematyczne w przypadku:

a) materiałów o określonym składzie surowcowym, którego jakość musi być potwierdzona badaniami przed wprowadzeniem do zakładu (np. odczynniki do branży farmaceutycznej, kleje czy inne substancje chemiczne),

b) surowców o płynnej i sezonowej cenie (np. surowce pochodzenia zwierzęcego czy roślinnego),

c) materiałów, z których beneficjenci korzystają w dużym tonażu i posiadają już wieloletnie kontrakty lub preferencyjne warunki dostaw,

d) materiałów zakupywanych w projekcie w dużej ilości i w cenie powyżej progów, ale rozdrobnionych na mniejsze i rozłożone w czasie zamówienia.

Zasadniczo w przypadkach wymienionych powyżej, materiały w projekcie B+R stają się niemożliwe do rozliczenia z perspektywy uzyskania dotacji z następujących przyczyn:

ad. a) Proces odpowiedniego przebadania i certyfikacji surowców nierzadko trwa miesiącami i może skutkować odrzuceniem wykonawcy w przypadku, gdy dostarczony przez niego surowiec nie przejdzie prób.

ad. b) Wykonawcy mają obawy przed składaniem ofert w przetargach, których przedmiot dotyczy surowców o zmiennych cenach i nie są chętni do zawierania długoterminowych kontraktów opartych o cenę stałą, którą należy ustalić ze względu na rygory związane z zasadami udzielania zamówień. Ponadto, na światowym rynku obserwujemy obecnie niestabilność cen spowodowaną pandemią COVID-19 – dostępność surowców jest ograniczona, a ceny zmieniają się z tygodnia na tydzień.

ad. c) Niewielu beneficjentów decyduje się na wybór wykonawcy w trybie konkurencyjnym wyłącznie w ramach projektu, w którym skala potrzeb stanowi ułamek normalnego zużycia, zaś obsługa kontraktu z nowym dostawcą po wyższej niż normalnie cenie jest nieopłacalna.

ad. d) W przypadku rozdrobnienia zamówień na materiały nierzadko okazuje się, że beneficjent jest zobowiązany przeprowadzić kilkanaście lub kilkadziesiąt przetargów w trybie 30-dniowym, co znacznie utrudnia prowadzenie projektu i może negatywnie wpływać na jego terminowość.

Dodatkowo, co wynika z dotychczasowej praktyki działania NCBR i ograniczeń związanych z zasadami realizacji oraz rozliczania dofinansowanych projektów, stanowisko ww. instytucji pozostaje jednoznaczne i pomimo wyjaśnień beneficjentów, omawiających przedstawione przeze mnie trudności, sprowadzało się do rekomendacji realizacji projektów zgodnie z narzuconymi zasadami wyboru wykonawców oraz konieczności przedstawienia przez beneficjentów odpowiednich dokumentów jako podstawy do rozliczenia środków z dotacji.


REKOMENDACJE

Biorąc pod uwagę powyższe, każdorazowo należy pamiętać o konieczności realizacji przetargów oraz rozliczania kosztów materiałów na postawie odpowiednich dokumentów. Szczególnie warto przeanalizować sytuację, jeżeli koszty materiałów stanowią istotną część budżetu lub jeśli beneficjent prowadzi działalność w specyficznej branży, której dotyczy wiele regulacji prawnych odnoszących się do produkowanych dóbr.

Ponadto, chciałabym podkreślić, że koszt wytworzenia materiałów do prób nie jest równoznaczny z kosztem zakupu materiałów. Jak sama nazwa wskazuje, w drugim przypadku kosztem jest sam materiał i jego zakup, np. cukier w zakładzie produkcyjnym wytwarzającym cukierki. Natomiast koszt cukierka, który w tym zakładzie będzie podlegał próbom, to koszt wytworzenia tego cukierka, na który składają się koszty m.in. amortyzacji użytych maszyn, wynagrodzeń pracowników oraz zakupu niezbędnych surowców.

NCBR dopuszcza koszty wytworzenia materiałów do prób, ale wyłącznie poprzez rozbicie ich w budżecie na osobne kategorie i pozycje zgodnie z „Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów”, tj. wynagrodzenia, amortyzacja, zakup surowców. Wskazane koszty należy rozliczać w oparciu o odpowiednie dla każdej kategorii wydatków dokumenty księgowe, nie zaś na podstawie wyciągów z systemów księgowych. W przypadku kosztów wytworzenia materiałów do prób na koniec może okazać się, że obsługa rozliczenia amortyzacji maszyn i wynagrodzeń, które mogą stanowić niskie kwoty, może przewyższać dofinansowanie z nich płynące. Dlatego też pamiętajmy o tym, że rozliczenie każdej pozycji w budżecie w skali projektu może kosztować beneficjenta kilkadziesiąt roboczogodzin pracy, a jeśli dofinansowanie z danej pozycji stanowi niezwykle niską kwotę, zawieranie jej w budżecie staje się niezasadne ekonomicznie.