Aktualności

Magdalena Hyska
Starszy Konsultant w Zespole zarządzania projektami CIVITTA Polska

Realizacja każdego projektu jest niezwykle dynamicznym procesem, a uzyskanie oczekiwanych wyników prac badawczo-rozwojowych wymaga szczegółowego monitorowania postępu prac na wszystkich etapach. Jednym z wymogów związanych z realizacją projektu badawczego współfinansowanego z funduszy europejskich, stawianych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, jest składanie przez beneficjentów raportów okresowych, które pozwalają instytucji na nadzorowanie postępu prac w czasie jego trwania. Jak należy przygotować taki raport i czego nie można w nim pominąć? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym Magdalena Hyska, Starszy Konsultant w Zespole zarządzania projektami CIVITTA Polska, dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Czym jest raport okresowy?

Raport okresowy jest dokumentem sprawozdawczym, który muszą składać beneficjenci realizujący projekty badawczo-rozwojowe realizowane w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020. Zawiera on szczegółową analizę badań przeprowadzonych w konkretnym okresie sprawozdawczym, przedstawia postępy w osiąganiu wyznaczonych kamieni milowych i innych wskaźników projektu oraz określa poziom gotowości technologicznej opracowywanej innowacji.

Kiedy i jak należy złożyć raport okresowy?

Raporty okresowe z postępu prac badawczo-rozwojowych w toku trwania projektu należy składać zgodnie z terminami podanymi w zawartej z NCBR umowie o dofinansowanie, na właściwym wzorze, który udostępniony jest na stronie internetowej instytucji. Raport najczęściej składany jest po każdych 12 miesiącach realizacji projektu, w terminie 30 dni od dnia upływu ostatniego miesiąca okresu sprawozdawczego.

Wyjątek

Jeśli ostatni okres sprawozdawczy kończy się później niż 6 miesięcy przed zakończeniem projektu, beneficjent nie musi składać raportu okresowego za ten czas. Zamiast raportu składa natomiast wraz z końcowym wnioskiem o płatność inny rodzaj dokumentu sprawozdawczego, tj. „Informację końcową” zawierającą podsumowanie wszystkich prac badawczo-rozwojowych zrealizowanych w ramach całego projektu lub, w przypadku gdy projekt obejmuje również prace przedwdrożeniowe, przedkłada „Raport po zakończeniu realizacji części badawczej projektu” w terminie 30 dni od zakończenia tychże badań.

Raport należy przesłać do NCBR za pomocą systemu SL2014 w formie skanu podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentowania beneficjenta.

Co należy zawrzeć w raporcie okresowym?

Głównym elementem raportu okresowego jest opis merytoryczny wykonanych prac badawczo-rozwojowych i uzyskanych rezultatów w ramach realizacji danego zadania lub etapu. Opis każdego zadania czy etapu wykonywanego w danym okresie sprawozdawczym powinien zostać zawarty na nie więcej niż 3 stronach formatu A4. W przypadku gdy okres sprawozdawczy obejmuje dwa bądź więcej etapów realizacji projektu, należy sporządzić oddzielne opisy merytoryczne dla każdego etapu zrealizowanych prac.

Podczas przygotowywania opisu merytorycznego należy zwrócić szczególną uwagę na osiągnięte kamienie milowe, wskaźniki produktu i rezultatu oraz poziomy gotowości technologicznej. Warto pamiętać, aby odnieść się do nowych cech i funkcjonalności rezultatów projektu opisanych we wniosku o dofinansowanie w układzie cecha/funkcjonalność rezultatu projektu – korzyść/przewaga – parametry techniczne. Osiągnięte rezultaty oraz wyniki prac można przedstawić w formie rysunków, schematów, wykresów tabel czy też zdjęć.

Poza opisem merytorycznym w raporcie okresowym należy zawrzeć także:

• planowane i rzeczywiste daty realizacji etapu,
• informacje o podmiotach realizujących prace badawcze (tj. wykonawcach i podwykonawcach),
• potwierdzenie zgodności postępów realizacji projektu z umową o dofinansowanie,
• potwierdzenie celowości dalszej realizacji projektu,
• opis sposobu rozpowszechniania wyników projektu (np. zrealizowane publikacje w czasopismach czy też wystąpienia na konferencjach i seminariach);
• opis działań informacyjno-promocyjnych zrealizowanych w ramach projektu.

Przygotowując raport okresowy należy pamiętać, aby dołączyć do niego pełną dokumentację potwierdzającą realizację prac, np. raporty z prac badawczo-rozwojowych z poszczególnych etapów, rysunki techniczne, wytyczne technologiczne, raporty z badań laboratoryjnych, dokumentację przygotowaną przez podwykonawców, dokumentację dot. wytworzonych prototypów produktów czy symulacje pracy projektowanej linii pilotażowych.

Jak wygląda postępowanie po złożeniu raportu?

Po złożeniu raportu okresowego zostaje on poddany ocenie eksperckiej NCBR, która ma na celu w szczególności ustalenie, czy:

• realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie,
• kontynuacja realizacji projektu prowadzi do osiągnięcia zakładanych wyników i celów projektu,
• osiągnięto zakładane kamienie milowe poszczególnych etapów badawczych projektu.

Na podstawie oceny raportu okresowego NCBR może, z zachowaniem postanowień umowy o dofinansowanie, wstrzymać lub zmniejszyć dalsze finansowanie, zwłaszcza jeśli stwierdzi, że:

• projekt jest realizowany w sposób sprzeczny z postanowieniami umowy o dofinansowanie lub z naruszeniem prawa,
• kontynuacja realizacji projektu nie doprowadzi do osiągnięcia zakładanych celów i wyników projektu w określonym w umowie czasie,
• przekazane finansowanie w części lub w całości zostało wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem.

W przypadku gdy NCBR będzie miało wątpliwości związane z zapisami w przedłożonym raporcie, beneficjent może zostać wezwany do przedstawienia wyjaśnień bądź uzupełnień.

Raport okresowy okiem NCBR, czyli na co eksperci zwracają szczególna uwagę?

Podczas weryfikacji przedłożonego przez beneficjenta raportu okresowego eksperci NCBR sprawdzają w szczególności, czy:

• wyniki prac badawczo-rozwojowych zrealizowanych zarówno przez kadrę B+R beneficjenta, jak i wykonawców/podwykonawców poszczególnych działań znajdują odzwierciedlenie w opisanych efektach/rezultatach danego etapu projektu,
• wszystkie realizowane prace B+R mają na celu realizację głównego/nadrzędnego celu projektu, tj. czy każde z działań jest niezbędne i ma uzasadnienie badawcze,
• zakres zrealizowanych działań potwierdza liczebność oraz wymiary zaangażowania kadry B+R zaangażowanej w badania na danym etapie przedsięwzięcia, a także okresy ich zaangażowania,
• podczas prac B+R zachowany został logiczny układ następujących po sobie prac / ciąg przyczynowo-skutkowy zapewniający wysoką efektywność i wydajność realizowanych badań,
• zastosowana metodologia badawcza, sposób liczenia wskaźników czy szacowania parametrów wskazanych w kamieniach milowych są prawidłowe oraz zgodne z założeniami wniosku o dofinansowanie,
• uzasadnienia dotyczące zrealizowanych prac są logiczne, spójne i poprawnie zwymiarowane,
• wnioski wysnute na podstawie badań mają oparcie w osiągniętych parametrach, wskaźnikach projektu oraz kamieniach milowych,
• w przypadku trudności z osiągnięciem zaplanowanych wyników prac beneficjent podjął wszystkie możliwe działania naprawcze.

Przygotowywanie raportów okresowych jest nierozłącznym elementem procesu zarządzania projektem współfinansowanych ze środków unijnych oraz jego rozliczania. Oferujemy pełne wsparcie w tym zakresie – na swoim koncie mamy już setki złożonych raportów, które pozwoliły nam dobrze poznać i zrozumieć specyfikę wymagań NCBR. Zapraszamy do kontaktu i współpracy.