Aktualności

Anna Mroczkowska
Senior Manager
Zespół zarządzania projektami CIVITTA Polska

Każdy beneficjent realizujący projekt dofinansowany ze środków unijnych musi liczyć się z obowiązkiem poddania się kontroli. Staje się ona swojego rodzaju sprawdzianem z poprawnej realizacji prowadzonego przedsięwzięcia i zastosowania wszystkich wiążących zasad związanych z pozyskaniem funduszy unijnych, a jej wynik uzależniony jest przede wszystkim od poprawnego przygotowania beneficjenta. Tym materiałem otwieram cykl artykułów poświęcony szerokiej tematyce kontroli w projektach współfinansowanych ze środków unijnych – od ich rodzaju, poprzez zakres i praktykę, aż po wnioski, które pozwolą odpowiedzieć na tytułowe pytanie, czy kontroli należy się bać. Przygotowana przez nas seria ekspercka opierać się będzie o nasze doświadczenia w zakresie kontroli realizowanych przez PARP oraz NCBR w ramach projektów dofinansowanych z POIR w perspektywie finansowej 2014-2020. Mam nadzieję, że przekazana przez nas wiedza pomoże wszystkim zainteresowanym zdać każdy z unijnych sprawdzianów na pięć z plusem bez niepotrzebnego stresu.

RODZAJE KONTROLI

Kontrole w projektach unijnych prowadzone są w oparciu o art. 23 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020, a także na podstawie zapisów umowy o dofinansowanie. Biorąc pod uwagę tryb ich przeprowadzania, beneficjent może mieć do czynienia z dwoma rodzajami kontroli – planowymi oraz doraźnymi. Na nich skupię swoją uwagę w niniejszym artykule.

KONTROLA PLANOWA I DORAŹNA

Kontrola planowa to najbardziej powszechny z trybów prowadzenia kontroli – jest ona zapowiedziana przez Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Zarządzającą z kilkudniowym wyprzedzeniem, określonym w treści umowy o dofinansowanie. W przypadku NCBR i PARP wyprzedzenie to wynosi minimum 5 dni i co do zasady powinno umożliwić beneficjentowi przygotowanie się do audytu, w tym zapewnienie w trakcie jego trwania obecności wszystkich osób istotnych dla procesu realizacji projektu. Warto pamiętać, że w przypadku braku możliwości poddania się kontroli w podanym przez instytucję terminie istnieje możliwość zwrócenia się z prośbą o ustanowienie terminu zastępczego. Okoliczność ta powinna być jednak uzasadniona odpowiednimi argumentami, np. związanymi z nieobecnością kluczowych dla projektu osób z przyczyn losowych lub niezależnych od beneficjenta. Co istotne, zgłoszenie braku możliwości odbycia kontroli w wyznaczonym przez instytucję terminie nie wiąże się z gwarancją wyznaczenia innej daty – w tej sytuacji decyzja zawsze leży po stronie instytucji kontrolującej.

Warto również zaznaczyć, że w wielu przypadkach kontrolerami nie są pracownicy Instytucji Pośredniczącej czy Zarządzającej, która obsługuje dany projekt na co dzień (tj. PARP czy NCBR), ale wybrane podmioty reprezentujące dane jednostki, często będące zewnętrznymi audytorami czy jednostkami regionalnymi działającymi na zlecenie. W takiej sytuacji to właśnie z nimi beneficjent prowadzi wszelkie rozmowy i ustalenia dotyczące czasu oraz przebiegu kontroli.

Podstawową różnicą pomiędzy kontrolą planową a doraźną jest brak poinformowania beneficjenta o przeprowadzeniu kontroli z wyprzedzeniem, o którym pisałam powyżej – w przypadku kontroli doraźnej beneficjent powinien być w stanie poddać się kontroli w trybie natychmiastowym. Tryb doraźny nie jest jednak procedurą często stosowaną i zazwyczaj ma miejsce w przypadkach, kiedy Instytucja Pośrednicząca lub Zarządzająca uzyska informacje o możliwych nieprawidłowościach w realizacji projektu bądź gdy wystąpią istotne uchybienia ze strony beneficjenta. Można wysnuć wniosek, że celem kontroli doraźnej jest „złapanie beneficjenta na gorącym uczynku”, co pozwoli na potwierdzenie lub obalenie zaistniałych podejrzeń związanych z brakiem poprawności czy przejrzystości jego działań.

Formą kontroli planowej jest również wizyta monitoringowa przed pierwszą płatnością przekazywaną w ramach projektu (w formie zaliczki lub refundacji), którą NCBR zastrzegł w swoich umowach jako możliwą do przeprowadzenia. Celem wizyty monitoringowej jest w szczególności weryfikacja informacji zawartych we wniosku o dofinansowanie ze stanem faktycznym.

Kontrola planowa może przybrać formę kontroli na miejscu lub formę zdalną. Z kolei kontrola doraźna – ze względu na swój nadzwyczajny charakter – zasadniczo odbywa się wyłącznie w miejscu realizacji projektu. Kontrola na miejscu, w zależności od instytucji zlecającej, trwa od kilku godzin (NCBR) do około 3 dni, maksymalnie tygodnia (PARP). Kontrola zdalna, chociaż może wydawać się bardziej atrakcyjną formą, w mojej opinii nie jest dla beneficjenta korzystnym wariantem. Z naszego doświadczenia wynika, że takie kontrole trwają znacznie dłużej, nawet do kilku tygodni, a dokumentacja projektu poddawana jest bardzo szczegółowej weryfikacji. Co więcej, podczas kontroli zdalnej beneficjent traci naturalną możliwość wyjaśnienia na bieżąco wątpliwości osób kontrolujących czy natychmiastowego przedłożenia dodatkowych dokumentów, które potwierdzałyby prawidłowość działań prowadzonych w toku realizacji projektu.

Wspólną cechą wszystkich rodzajów kontroli jest sporządzana po ich zakończeniu informacja pokontrolna. Zawiera ona treści dotyczące uchybień czy nieprawidłowości, które zdiagnozował zespół kontrolujący, a także zalecenia pokontrolne służące beneficjentowi jako wytyczne do naprawienia wszelkich nieprawidłowości. Po otrzymaniu informacji pokontrolnej beneficjent ma prawo do zgłoszenia w terminie 14 dni zastrzeżeń do informacji pokontrolnej i w tym terminie następuje także wyjaśnienie wszelkich wątpliwości zaistniałych po kontroli.

INNE RODZAJE KONTROLI

Szczególnym rodzajem kontroli jest kontrola krzyżowa, która może spotkać beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt dofinansowany ze środków publicznych. W trakcie jej trwania sprawdzane jest, czy zakresy dwóch lub więcej projektów nie nachodzą na siebie w taki sposób, który prowadziłby do podwójnego finansowania, a więc objęcia dofinansowaniem tego samego kosztu z kilku różnych źródeł.

Ponad przedstawiony powyżej podział na kontrolę planową i doraźną, kontrole można również rozróżnić przez pryzmat okresu, w którym są realizowane, a także zakres merytoryczny. W ten sposób wyodrębnić można:

1. kontrolę w trakcie realizacji projektu,
2. kontrolę po złożeniu wniosku o płatność końcową,
3. kontrolę trwałości.

W kolejnych artykułach w ramach cyklu eksperckiego omówiony zostanie zakres i przebieg każdego z trzech wymienionych powyżej rodzajów kontroli z uwzględnieniem naszych doświadczeń w tym obszarze.